建立健全争议解决管理制度，对于企业的风险控制和合规经营极为重要。建立公司内部争议解决管理流程，需要与可能产生争议所涉及的业务流程紧密相连。争议解决的第一步应该是公司风险管理控制，制定公司风险解决的内控方案，将风险所涉的业务流程中的每个关键环节作为风险管理的控制点，而争议解决即是风险管理控制点上采取的控制措施之一。
一、争议解决管理制度建立
争议解决包括经营纠纷、诉讼、仲裁、行政处罚等的处理，争议解决管理是一项系统性的制度建设，它充分考虑争议产生的背景，以翔实充分的证据材料为依据，制定严密可行的争议解决方案，并针对争议解决结果进行评价，分析争议产生的原因，找出经营流程中的漏洞，完善企业管理制度。为此，制定争议解决管理制度要充分考虑以下几个方面：
(一) 争议管理制度的总则
总则主要对制定整理制度的目的、使用范围以及争议类型进行明确，以确保争议管理制度的大方向。在争议类型的种类上，一般会涉及商业纠纷、诉讼、仲裁以及行政处罚，有些企业会把劳动争议、知识产权纠纷单独作为项制度进行管理。
(二) 管理部门及其职责
争议管理部门一般会有主管部门、协办部门以及审批部门。主管部门一般为法务部门或合规部门；办部门一般包括财务部门和业务部门；审批部门一般由企业负责人或总经办负责。由于争议解决往往会对企业产生极大的影响，不仅会涉及经济利益，还会涉及企业信誉。因此在确定争议解决方案的过程中，一般都会以企业最高领导者的意见为主，由其作为审批决定者，以确保争议解决方案符合企业的最大经济利益。
主管部门的职责：主要负责制定和监督履行争议解决制度；全面了解与争议相关的事实；要求协助部门收集与争议相关的全部证据资料；负责起草相关争议文件(包括但不限于沟通函、申请书、起诉书、答辩状、代理意见证据清单、质证意见等)；全面负责与外部、内部的协调沟通；分析和评价争议产生的原因；保管争议解决资料。
协助部门之财务部门：主要负责介绍相关款项和税票的履行情况，并提供相关证据资料:核实财务数据的准确性；提供涉财税的相关法律文件。
协助部门之业务部门：主要负责介绍争议发生的背景和经过，收集与争议相关全部证据资料；提出初步的争议解决方案；保管非涉争议的相关文件。
审批部门：主要负责审核最终的争议解决方案;提出争议解决的建议。
(三) 争议解决流程
1、争议解决分类
争议事项将根据涉及金额以及争议类型进行不同的分类，分为一般争议事项和重大争议事项。一般争议事项为涉及金额小或常规性的日常争议事项；重大争议事项为涉及金额大或影响大的争议事项。
2、争议解决发起时间
根据争议事项分类的不同以及诉讼时效，确定不同的发起时间。法务部门须结合日常工作经验，以监管效率和时间。同时，可根据例外情形 (包括经营状况恶化、转移藏匿资产、出现重大信誉问题、破产、停业等)，制定相对应的发起时间。
3、争议事项申报的条件
业务部门进行争议事项申报时，需要准备充分的证据资料，包括争议产生的背景和争议产生原因的书面介绍;提供全面的业务证据资料；提示财务部门提供相关的财务资料；提供对方财产线索，以确保及时采取财产保全；确保争议案件在时效内。
4、争议审批
法务部门向审批部门汇报时，应准备充分而翔实的证据资料，以备公司决策者可以充分地了解争议事项，特别是诉讼和仲裁纠纷。在向审批部门汇报诉讼和仲裁纠纷时，应准备争议解决方案以及选择该方案的原因；起诉状或答辩状；证据清单和质证意见；对方可能的诉讼思路或答辩意见；对方可能提交的证据；聘请律师及其代理协议。
(四) 聘请律师
企业法务部门是处理争议事项的归口主管部门，但企业可以根据案件性质以及涉及金额的大小，以确定是否聘请律师。聘请律师应制定律师选定标准，包括执业年限、专注领域、执业素养、执业道德以及处理争议事项的胜诉判决等。同时，在支付律师费的方式上，提倡进行风险代理或半风险代理，以期将律师收益与争议处理结果相挂钩。
(五)奖惩办法
企业任意一项制度的严格执行和有效执行，都需要与之相匹配的奖惩办法。对于严格执行争议解决管理办法，并实际取得争议解决满意结果的，将给予相对应的精神奖励和物质奖励；如果没有严格执行争议解决管理办法，并由此影响了争议解决的结果，务必要进行惩罚。
二、证据管理
争议解决管理流程中，证据管理是极为重要的一环。法律行业内对于争议解决，流传着“证据为王”的口头禅，足见好的证据留存习惯在争议解决中起的作用。简单来说，证据管理工作就是沿着公司各项业务流程主线，收集、保存与合同履行过程和内容相关的证据材料，以便涉及争议解决时，公司可以有效维护自己的合法权益。
在发生争议后，就诉讼和仲裁而言，裁断争议的中立方都将围绕证据的形式和内容是否反映案件事实情况，证据的收集是否符合法定程序，证据与待证事实之间是否具有一定的关联，即证据的真实性、合法性、关联性进行审查只有能够反映案件真实情况、与待证事实相关联、来源和形式符合法律规定的证据，才能作为认定案件事实的根据。因而，对于企业来说，在管理证据的过程中，还需要对证据的三性，即真实性、合法性和相关性进行重点关注。
(一)证据的基本类型
《民事诉讼法》第六十三条规定:“证据包括:1)当事人的陈述；2) 书证；3) 物证；4) 视听资料；5) 电子数据；6) 证人证言；7)鉴定意见；8)勘验笔录。”上述法定证据种类中，书证、物证、视听资料、电子数据，其实是可以有意识地保存的，在企业开展业务过程中所发生的证据也基本是这几种形式。
书证，指以记载的内容和反映的思想来证明案件事实;物证则是以物理属性和外观特征来证明案件事实。从概念可以看出，书证是指记载的具体内容，而物证强调物体本质属性，例如:洽谈记录、合同文本、招投标文件、订单、收付款凭证和发票等属于书证，设备本身、标的物等都属于物证。
电子数据证据是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息，包括下列信息、电子文件：(1) 网页、博客、微博客等网络平台发布的信息；(2)手机短信、电子邮件、即时通信、通信群组等网络应用服务的通信信息；(3)用户注册信息、身份认证信息、电子交易记录、通信记录、登录日志等信息；(4)文档、图片、音频、视频、数字证书、计算机程序等电子文件；(5)其他以数字化形式存储、处理、传输的能够证明案件事实的信息。
视听资料证据是指以录音、录像等技术手段反映的声音、图像证明案件事实的材料，包括录音资料和影像资料 (如照片、录像带、录音带等)，是指以模拟信号存储的信息。这里需要注意，存储在电子介质中的录音资料和影像资料，适用电子数据的规定，如手机、数码相机、U 盘中储存的照片、录像等。所以，企业与客户之间履约过程中形成的电话录音、手机短信、微信聊天记录、电子邮件、电子交易记录等都是电子数据。
除了上述四类证据以外，其他的证据类型往往是“事后证据”，不是能够通过事先保存取得的。而且上述四种证据在证明力上往往强于当事人陈述或证人证言，鉴旭熬跋癌疤罢氨懊啊爱靶闭岸摆敖弗按疤挨楚涸崩唉澄鞍笆班存靶卑袄矮唉柏靶拔榜卑榜噎泵临要以当事人提供的书证、物证等证据材料为依据，所以，上述四类证据是企业在经营过程中要特别重视，且必须进行保存的。
在实务中，由于争议的类型和业务的不同，证据保存也会有不同的要求。主要区分为对内或对外。对内，涉及员工关系，证据保存可能涉及规章制度劳动合同等相关方面;对外，根据企业业务类型，要根据相关法律规定和当事人合同约定进行考虑。例如:对于一家制造业企业，所涉及的法律关系主要为买卖合同关系，涉及的证据主要包括买卖合同、订单、交货单、产品验收单、收款凭证、发票、往来沟通函件、质保及维修记录等。对于工程施工企业来说，涉及的证据主要包括招投标文件、招标图纸、谈判记录、合同交底记录表、承包或分包合同及附件、补充协议、工程进度计划、履约过程中的工程联系函、重大事件、重大气象记录、政府行为记录、工程预算和结算文件、签证和洽商、往来沟通函件、工程验收文件等。
(二) 证据管理
在具体实践中，针对企业在日常经营中的证据管理问题，要注意以下几点。
第一，建立企业“履约证据管理清单”，即根据相关法律法规和合同约定，将企业在合同履约过程中常见的过程资料、往来文件中关键的、共性的和重复性的部分提取出来，制作相关模板，编号归档，形成履约证据清单。企业在证据管理过程中可以“照单”收集、保存，并在争议发生时，调取使用。
第二，证据尽量收集原件、原物，并妥善保管。以电子数据、视听资料作为证据的，应当保存存储该视听资料、电子数据的原始载体。电子数据的制作者制作的与原件一致的副本，直接来源于电子数据的打印件，其他可以显示、识别电子数据的输出介质，均视为电子数据的原件。
第三，书证方面，合同书在签署时要注意签约人的授权，并同时要求加盖公章和签字。如果合同中约定了双方的联系人 (如收货人、验收人)，那么在合同履行过程中的往来文件签字时，要注意要求合同中载明的“联系人“签字，否则，需要对方公司出具授权书或者事后追认。
第四，电子数据的收集、保存。日常沟通、联络建议选择电子邮件，可以长期保存在服务器中，不易丢失，可信度高，发生纠纷，便于取证。微信聊天记录是无法从腾讯公司调取的，只存在于当事人双方的手机，所以，对于微信聊天记录，应当保存好存储聊天记录的原始载体。通过快递邮寄相关文件、物品的回执，需要及时在快递公司网页打印，以免超过时限消除记录。
第五，基于交易全过程考虑保存证据。实践中，某个单独的证据原件，是不能充分证明某些事实成立的，例如实践中大量存在的“先票后款”的情形，不能仅凭“发票”证明已经付款的事实。但是，如果每一个间接证据均能够从不同侧面间接证明部分案件事实，各个间接证据能够互相印证并形成完整的证据链，且能得出唯一结论，那么就能够载明该待证事实。
第六，证据缺失的补救。证据缺失的补救，最好的方法是“提前管理好，无须补救”。如果在争议发生的过程中并没有留存有关证据，可以考虑在事后通过对双方沟通时还原的争议真实情况进行录音、录像，以方便诉讼、仲裁或调解的中立方了解争议事实，从而辅助证明我方的观点。